Normalmente, el material que ha de emplearse en un proyecto en el exterior necesita ser transportado por tierra desde puertos, aeropuertos u otras ciudades. Este transporte suele ser fluido y constante. Sin embargo, en ocasiones, y determinado por la falta de seguridad de un país o zona, se hace necesario organizar dichos transportes en convoys, dotados de una cierta seguridad que viene definida por los diferentes responsables del proyecto en consonancia con los niveles de riesgo existentes o predecibles.
Los niveles de seguridad del convoy tienen que ser definidos y ejecutados según un estudio real de la zona, y reflejados en un determinado plan de seguridad, que conciba el transporte de material, e incluso de personal, a lo largo de toda la ruta con la máxima seguridad posible. En ocasiones, ésta será mínima, y en otras, tendrá niveles superiores. Todas ellas definidas por la situación de la zona, el material a transportar, las características de las vías y el tiempo disponible, entre otros muchos factores.
La organización de un convoy depende de numerosos aspectos y factores a ser considerados, dentro de distintos niveles de seguridad, en dependencia proporcional al nivel de riesgo de la ruta a atravesar, así como el nivel de riesgo general de la zona de partida y de llegada.
La finalidad básica del convoy con seguridad consiste en conseguir transportar una serie de material y personal a través de una ruta terrestre aceptando la existencia de una serie de riesgos, asumirlos y gestionarlos con las mínimas incidencias. Para ello, es básico e imprescindible disponer de un plan de seguridad determinado para esa zona y ese proyecto.
En este plan deben aparecer una serie de estudios y premisas esenciales para el buen resultado de un convoy terrestre. Siempre surgirán imprevistos, pero éstos tienen que ser reducidos a un mínimo aceptable por la empresa y el proyecto. Resulta primordial el establecimiento de una serie de procedimientos encaminados a la resolución satisfactoria de las incidencias que pudieran surgir a lo largo de la ruta.
Los elementos iniciales que pueden considerarse para la confección del plan de seguridad pueden ser, entre otros:
- Estudio de los puntos de partida y de destino. Riesgos locales, amplitud de aparcamientos y zonas de maniobra, seguridad en los estacionamientos.
- Estudio de los distintos itinerarios que pueden tomarse, abarcando aspectos tales como el estado de las vías, zonas de descanso, zonas de estacionamiento temporal, existencia de gasolineras, zonas de abastecimiento, existencia de poblaciones locales a atravesar, viabilidad del transporte de determinados materiales y vehículos pesados, posibilidad de encontrar zonas de atascos que reduzcan la velocidad del convoy o incluso lo detengan, riesgos existentes o predecibles, etc… Este estudio debe ser pormenorizado y completamente detallado, de cada uno de los itinerarios que se establezcan como posibles.
- Tipo de mercancía a transportar, siempre teniendo en cuenta aspectos tales como el peso, las dimensiones, o la peligrosidad, puesto que pueden determinar la adopción de un itinerario sobre otros, o simplemente imponerlo.
- Cuantía del material a transportar. Determina el número de vehículos pesados y ligeros a incluir en un convoy, o, en su caso, a establecer varios convoys.
- Transporte prioritario de mercancías y orden de necesidad del proyecto. Determinan tanto el orden de los convoys como su prioridad y velocidad.
- Número de personal integrado en el convoy, tanto expatriados (viajeros, conductores, encargados del convoy) como locales (conductores, traductores, encargados).
- Leyes locales de transporte y circulación.
Con todos estos elementos de estudio se pueden definir los itinerarios de transporte y sus posibilidades, así como la priorización y distribución de las mercancías y personal a transportar.
A partir de este momento es cuando se plantea la seguridad de los convoys en consonancia a los riesgos existentes en las zonas en las que discurra el transporte y a la tipología logística del convoy. A este punto, corresponde incluir todos los elementos determinantes de seguridad, tales como:
- Determinar el número y tipología de los vehículos necesarios para cada tipo de convoy y para cada tipo de riesgo, así como el número de personal necesario para cubrir el servicio.
- Determinación del tipo de equipo de seguridad, en cuanto a componentes, material a utilizar, procedencias, ubicaciones, rotaciones, etc…
- Determinación del equipamiento individual y colectivo en general, y el particular para cada situación de riesgo.
- Conocimiento y asunción de las Leyes estatales y locales sobre seguridad y obtención de las licencias necesarias.
- Establecimiento de los procedimientos a seguir en el itinerario de cada convoy en cuanto a la seguridad, minimización de los riesgos, absorción de riesgos y eliminación máxima de posibles imprevistos, así como la resolución de incidencias.
- Coordinación entre todos los integrantes del convoy, centros de mando y control (nacionales y locales) y otros elementos.
- Coordinación con las autoridades nacionales y locales.
- Seguimiento constante de vehículos y personal.
Desde aquí, en líneas generales, puede establecerse un plan de seguridad para los convoys terrestres, que ha de ser revisable y evaluable de forma ininterrumpida por los integrantes de los equipos de seguridad, en relación a las posibles lagunas que se puedan encontrar a lo largo de los itinerarios, variaciones en cualquier aspecto, cambios de niveles de riesgo, cambios en tipos de materiales, discordancias con aspectos reales, etc… Cualquier cambio o revisión debe ser estudiada y adoptada en el plan de seguridad por los responsables de seguridad, siempre en concordancia con los responsables del proyecto, a todos los niveles.
Todo lo relativo al plan de seguridad del convoy ha de quedar dispuesto con la autorización del jefe de seguridad. Todo dentro del convoy queda subordinado al plan de seguridad. El número de vehículos, el número de personal, los itinerarios a seguir en cada momento, las paradas, los estacionamientos, la adopción de medidas de seguridad, la actuación ante cualquier incidencia, todas las decisiones logísticas, etc … ,todo ello debe quedar al control absoluto ejercido por los integrantes de seguridad, siempre en consonancia con los preceptos establecidos en el plan de seguridad, conocido y refrendado por los responsables del proyecto y de la compañía.
Sin embargo, en la realidad, pueden apreciarse disparidades y descoordinaciones, así como cambios de prioridades determinadas por la evolución del proyecto. Pero aún así, todos estos elementos distorsionadores han de ser absorbidos por el plan de seguridad y minimizados por todos.
Para un buen planteamiento y ejecución del plan de seguridad, se necesita adoptar y poner en práctica aspectos tan importantes como la coordinación y la confidencialidad. Una buena coordinación en todos los niveles, y con todos los integrantes del proyecto, no sólo con los integrantes del convoy, puesto que todos los elementos de un proyecto convergen en todo momento. Pero una mayor coordinación en el convoy no significa una mayor difusión de los aspectos de seguridad y movimientos del convoy. Debe haber en todo momento una mínima difusión del plan de seguridad y de sus acepciones, resumido todo ello en el establecimiento de una confidencialidad básica referente a diversos aspectos del convoy, como puede ser el número de vehículos y personal de seguridad, itinerarios a tomar, cambios de itinerario, tipo de mercancía a transportar, tiempos, etc…
Finalmente, puede considerarse la opción de externalizar este servicio a una empresa local, que puede ser una buena opción en cuanto a diversos factores como el precio, el conocimiento de la zona, mejor resolución de problemas locales, pueden evitar un mayor número de riesgos, … Pero también hay que tener en cuenta factores negativos como pueden ser la falta de profesionalidad, aumentos de precios posteriores, numerosos problemas de todo orden (disciplinarios, cumplimiento de objetivos, falta de profesionalidad, dejación de obligaciones,…). Pero sobre todo, una externalización completa del servicio de seguridad puede afectar a la coordinación de los distintos servicios, la confidencialidad de distintos aspectos y la falta de confianza en general.
Es necesario disponer de toda la documentación e información posible de estas empresas y sopesar con frialdad las mejores opciones posibles (seguridad propia, local o mixta), dependiendo del nivel de riesgo, de la zona o país en cuestión y de sus leyes, así como de los propios posibles.
