Cualquier servicio de evacuación ha de estar planificado en todo momento. No debe dejarse nada al azar o para decisiones de última hora, a no ser que la situación exija un cambio de planes inesperado, que responda a una serie de factores determinados, tales como el tener la constancia de la inefectividad del plan de evacuación adoptado hasta el momento, debido a cambios de la situación inesperados ó en los que han aparecido incidencias muy graves.
De cualquier manera, debe planearse un servicio de evacuación que incluyan la adopción de las medidas necesarias para realizar el servicio con una efectividad máxima y un coste mínimo, teniendo en cuenta que, dicho plan ha de englobar una serie de características, considerar una serie de situaciones diferentes y establecer una serie de métodos, que han de permanecer vigentes en todo momento, y renovarlos continuamente, dependiendo de las circunstancias cambiantes del entorno que rodea al personal y material a ser evacuado. No debe dejarse nada para la improvisación. Y en el caso de que así fuera por motivos inesperados o situaciones cambiantes en extremo, este nivel de improvisación debe ser cubierto primeramente por la experiencia del personal encargado de efectuar este servicio de evacuación, y también, por el trabajo del equipo en general, así como el del personal evacuado, en cuanto a la organización y desarrollo de los movimientos.
Antes de la ejecución del proyecto en zona, ha de tenerse establecido un plan de servicio de evacuación, en el que se puede y se debe trabajar lo antes posible. Este plan puede iniciarse aprovechando los viajes del personal en los estudios topográficos, logísticos, en las negociaciones con el personal local, en la búsqueda de trabajadores y material local, …
En su confección deben participar un equipo especializado, en conjunción con los encargados del proyecto, tanto los principales como los destacados en zona, buscando una solución común que abarque las necesidades del proyecto y sus participantes, así como las posibilidades económicas y personales del mismo, teniendo siempre presente la realidad circundante, sus características y posibilidades.
De este modo, es completamente necesario realizar una serie de estudios realísticos, en sintonía con la idiosincrasia del entorno del proyecto, de las características del proyecto y del personal desplegado en el mismo. Se pueden enumerar los siguientes estudios a realizar:
- Estudio de la situación de la zona. Vías de comunicación circundantes, población local, costumbres, zonas de aprovisionamiento, conexiones con otras zonas, etc…
- Estudio de los riesgos existentes en la zona. Dimensionamiento de los mismos. Establecimiento de niveles de seguridad adecuados a los posibles cambios o evoluciones de los mismos. Establecimiento de medidas para la detección de los riesgos.
- Estudio real de posibles vías de evacuación ante los diferentes riesgos, acorde a las posibilidades económicas y reales del proyecto, así como del personal y material a evacuar.
- Planeamiento de diferentes alternativas de evacuación ante distintos riesgos, encaminadas a acciones reales, efectivas, viables y rápidas.
- Confección del plan de evacuación. Debe contener explícitamente punto por punto todos los elementos necesarios para su ejecución, ser coordinado por el personal competente y, sobre todo, debe ser actualizado constantemente por los responsables del mismo ante los cambios que surjan en la zona. Igualmente, también es totalmente necesario determinar y adoptar un protocolo de activación de dicho plan.
- Una vez efectuado el plan debe de ponerse en conocimiento sólo de un grupo determinado de personas, quienes serán aquellos que se encarguen de adoptar las medidas oportunas para su ejecución, sus actualizaciones, y en caso extremo, de su replanteamiento. Serían quien ejecutaran el plan y los encargados de su coordinación.
- Instrucción de las nociones básicas del plan de evacuación a los empleados desplazados en zona, como pueden ser la adopción de medidas de seguridad, el protocolo de activación del plan, conocimiento de los métodos de coordinación básicos, …
En general, un plan de evacuación tiene que ser dinámico, disponer de un amplio consenso entre todos los responsables, ser realista en todos los sentidos (económico, adaptado a las circunstancias determinantes del medio, adaptado al personal desplazado y al local,…), y sobre todo, debe estar inmerso en un continuo proceso de actualización, en donde no se menoscabe en ningún momento el nivel de confidencialidad que se estime oportuno dentro de los integrantes del proyecto, puesto que dicho nivel condiciona de forma indiscutible la efectividad del plan de evacuación.